Produktpräsentationen sehen fast immer überzeugend aus. Die Suche funktioniert sofort, ein Dashboard ist bereits gefüllt und jeder Beispielvertrag liegt im richtigen Ordner. Ob eine Lösung zum eigenen Unternehmen passt, zeigt sich dadurch noch nicht.
Der folgende Check macht Angebote vergleichbarer. Für jedes Kriterium werden null bis zehn Punkte vergeben. Bewertet wird nicht das Versprechen auf der Website, sondern das Ergebnis einer Demo mit eigenen Beispieldokumenten und realistischen Abläufen.
1. Struktur und Auffindbarkeit – 10 Punkte
Kann das System Gesellschaften, Abteilungen, Standorte und Projekte realistisch abbilden? Lassen sich Verträge über Metadaten, Volltext und gescannte Inhalte finden?
Volle Punktzahl: Ein beliebiger Beispielvertrag ist innerhalb weniger Sekunden auffindbar, ohne dass der genaue Dateiname bekannt sein muss.
2. Migration vorhandener Verträge – 10 Punkte
Prüfen Sie Massenimport, OCR, Metadatenübernahme und Qualitätskontrolle. Eine schöne leere Plattform hilft wenig, wenn Tausende bestehende Dateien manuell erfasst werden müssen.
Volle Punktzahl: Der Anbieter kann einen kleinen gemischten Testbestand importieren und nachvollziehbar zeigen, wie Fehler kontrolliert werden.
3. Fristen und Verpflichtungen – 10 Punkte
Lassen sich mehrere Termine pro Vertrag, wiederkehrende Erinnerungen, Vertretungen und Eskalationen einrichten? Wird nur erinnert oder bleibt auch sichtbar, ob die Aufgabe abgeschlossen wurde?
Volle Punktzahl: Eine automatische Verlängerung kann vom frühen Prüfauftrag bis zur dokumentierten Entscheidung durchgespielt werden.
4. Rollen und Berechtigungen – 10 Punkte
Testen Sie nicht nur Administrator und Standardnutzer. Benötigt werden häufig getrennte Rechte für Gesellschaften, Arbeitsbereiche, Ordner, einzelne Verträge und externe Partner.
Volle Punktzahl: Ein realistisches Need-to-know-Szenario lässt sich ohne komplizierte Sonderlösung abbilden.
5. Prüfung und Freigabe – 10 Punkte
Ein NDA, ein Arbeitsvertrag und eine strategische Lieferantenvereinbarung dürfen nicht zwangsläufig denselben Weg nehmen. Workflows sollten sich an Vertragstyp, Betrag oder Risiko anpassen lassen.
Volle Punktzahl: Aufgaben, Kommentare, Versionen und Entscheidungen bleiben lückenlos am Vertrag dokumentiert.
6. Elektronische Signaturen – 10 Punkte
Klären Sie, welche einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Verfahren angeboten werden. Relevant sind außerdem Dateiformate, Reihenfolge mehrerer Unterzeichner, Identitätsprüfung und Signaturnachweis.
Volle Punktzahl: Die freigegebene Version kann ohne Systembruch unterschrieben und anschließend automatisch archiviert werden.
7. Praktischer KI-Nutzen – 10 Punkte
„KI-gestützt“ erhält noch keinen Punkt. Lassen Sie einen eigenen längeren Vertrag analysieren. Werden Parteien, Laufzeit, Beträge, Fristen und Verpflichtungen sinnvoll erkannt? Ist die Zusammenfassung verständlich und kontrollierbar?
Volle Punktzahl: Die Analyse spart sichtbar manuelle Arbeit, während Nutzer Ergebnisse prüfen und korrigieren können.
Inhubber kann als Kandidat in einen solchen Praxistest einbezogen werden. Die Vertragsmanagement-Software verbindet laut Produktdarstellung verschlüsselte Ablage, Terminüberwachung, elektronische Signaturen, Zusammenarbeit und KI-basierte Dokumentenanalyse in einer gemeinsamen Plattform.
8. Sicherheit und Compliance – 10 Punkte
Fordern Sie konkrete Informationen zu Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Audit-Trails, Serverstandort, Unterauftragnehmern und Zertifizierungen an. Für regulierte Organisationen können ISO 27001, DSGVO und eIDAS besonders relevant sein.
Volle Punktzahl: Die benötigten Nachweise sind verfügbar und das Berechtigungskonzept besteht einen Test durch IT, Datenschutz und Fachabteilung.
9. Integrationen und Datenkontrolle – 10 Punkte
Unterscheiden Sie zwischen fertigen Schnittstellen, Beta-Versionen und individuellen Entwicklungsprojekten. Testen Sie außerdem den Export: Lassen sich Dokumente, Metadaten, Strukturen und Protokolle vollständig sichern?
Volle Punktzahl: Die wichtigsten bestehenden Systeme können angebunden werden und ein Anbieterwechsel bleibt technisch möglich.
10. Einführung und Akzeptanz – 10 Punkte
Berücksichtigen Sie Migration, Konfiguration, Schulung und laufenden Support. Lassen Sie zukünftige Nutzer typische Aufgaben selbst erledigen, statt nur der Präsentation zuzusehen.
Volle Punktzahl: Fachanwender können einen Vertrag anlegen, finden, freigeben und terminieren, ohne eine umfangreiche Schulung zu benötigen.
Auswertung
80 bis 100 Punkte: Die Lösung passt im Praxistest gut zu Prozessen, Sicherheitsanforderungen und Vertragsbestand. Offene Detailfragen sollten vor Vertragsschluss dokumentiert werden.
60 bis 79 Punkte: Die Plattform kann geeignet sein, benötigt aber Konfiguration, zusätzliche Integrationen oder klare Prozessanpassungen. Kosten und Verantwortlichkeiten dafür müssen transparent sein.
Unter 60 Punkte: Wichtige Anforderungen sind noch nicht erfüllt oder wurden nur angekündigt. Ein weiterer Anbieter oder ein enger begrenzter Anwendungsfall sollte geprüft werden.
Die Punktzahl ersetzt keine fachliche Entscheidung. Sie verhindert aber, dass die Auswahl von einer beeindruckenden Oberfläche oder der längsten Funktionsliste bestimmt wird. Entscheidend ist, wie gut die Lösung mit den eigenen Dokumenten, Rollen und Risiken funktioniert.
